Vidéo : l'interface de planification téléphonique Planitel

Transcription de la vidéo

Introduction et accès au compte

Bonjour, je m'appelle Antoine. Voici une rapide présentation de Planitel. Pour accéder à votre compte, il vous suffit de vous connecter à partir du site Planitel. Vous arrivez directement sur la gestion du planning, qui est actuellement vierge. À titre d'exemple, nous avons déjà trois utilisateurs susceptibles de prendre les appels. Il est à noter qu'un utilisateur peut être aussi bien une personne qu'un service ou un bureau.

Création des utilisateurs

La première chose à faire afin d'utiliser cet agenda est de créer des utilisateurs. Sur cette page, vous avez tous les utilisateurs préalablement entrés. Vous pouvez à tout moment les modifier ou les supprimer. Pour ajouter un utilisateur, il suffit d'entrer ses informations ici : nom, numéro de téléphone principal. Le temps de sonnerie correspond au temps d'attente maximum sur ce numéro. En configurant la confirmation de prise d'appel par la touche étoile, vous évitez que l'appelant tombe sur le répondeur de la personne d'astreinte. Vous pouvez, pour le même utilisateur, rajouter un ou plusieurs numéros. Vous pouvez aussi autoriser l'utilisateur à accéder au planning en lui attribuant certains droits. Enfin, pour que votre planning soit plus visuel, choisissez une couleur pour chacun de vos utilisateurs. Vous retrouvez dans la liste l'utilisateur Jean qui a été créé, ainsi qu'en haut à droite dans la gestion de planning.

Remplir le planning d'astreinte

Maintenant, nous allons voir la constitution du planning. Pour remplir le planning, il vous suffit de glisser la personne d'astreinte sur le planning puis d'élargir la plage horaire. Vous pouvez également modifier les heures d'astreinte en cliquant sur cette zone. Et si Jean est aussi d'astreinte du lundi au vendredi, on peut répéter facilement l'astreinte sur la semaine. On peut bien sûr mettre plusieurs personnes sur la même plage horaire.

Astreintes prédéfinies

Mais si vous avez des astreintes fixes, par exemple la nuit de 19 heures à 8 heures du matin, vous avez la possibilité de créer une astreinte prédéfinie. Dans notre exemple, l'astreinte dure 13 heures et commence à 19 heures. Lorsqu'on revient sur le planning, il suffit d'actionner le mode astreinte prédéfinie. La saisie devient automatique et très rapide.

Semaine type et export Excel

Vous avez la possibilité de recopier votre semaine ou d'utiliser une semaine type. Vous pouvez exporter votre planning sous Excel. Une vision en jour et en mois est aussi disponible.

Messages d'accueil et d'attente

Avec Planitel, vous disposez de plusieurs options. Cet onglet, par exemple, permet d'ajouter des messages d'accueil non interruptibles, mais également des messages d'attente pendant la composition du numéro.

Destination par défaut en cas de non-réponse

La destination par défaut est très importante, car elle permet de gérer à la fois les cas de planning non renseigné, mais surtout les cas où les personnes d'astreinte prévues au planning n'ont pas répondu. Dans les deux cas, vous pouvez soit ajouter une redirection vers un ou plusieurs numéros de superviseur, soit diffuser un message audio avec l'option d'une messagerie.

Statistiques d'appels

Des statistiques sont visibles à tout moment afin de voir le nombre d'heures de communication, le détail des numéros appelés et, bien sûr, le nom de la personne ayant traité l'appel.

Modes de distribution des appels

Lorsque vous avez plusieurs personnes sur une même tranche horaire, vous pouvez choisir le mode de distribution d'appel : soit en fonction de l'ordre de saisie sur le planning, soit selon une priorité que vous aurez définie par utilisateur, soit en équilibrant le nombre d'appels reçus par chaque utilisateur. Enfin, pour chaque tranche horaire, le scénario de cascade peut être répété plusieurs fois avant que l'appel ne soit considéré comme non répondu.

Options : alertes SMS et menu vocal

Voici les caractéristiques principales de Planitel. Sachez qu'il existe de nombreuses options possibles, comme l'alerte par SMS à la prise d'astreinte, l'alerte par SMS à chaque appel ou la mise en place d'un menu vocal pour sélectionner différents plannings. Nous vous remercions pour votre attention. À très bientôt.